10 dicas para organizar a lista de convidados.

11/07/2014 por Fernanda Barni de Almeida comentários

É na lista de convidados que começam as discussões entre os casais e os familiares que vão ajudar a organizar o casamento. Em pequenos ou grandes eventos, algum convidado SEMPRE vai precisar ser cortado. Assim, para início de conversa, não tem outro jeito se não pensar no quanto pode ser gasto com a festa e apostar no BOM SENSO de todos envolvidos.

01. Igreja e Festa

A primeira decisão a ser tomada é a ESCOLHA DOS LOCAIS onde serão realizadas a cerimônia e a recepção. Sim, são eles que vão delimitar, por conta do espaço disponível, quantas pessoas podem ser convidadas. Afinal, é muito importante que todos os convidados estejam acomodados confortavelmente tanto na Igreja, quanto na festa.

02. Brainstorming

A melhor dica para não esquecer ninguém IMPORTANTE é fazer uma lista COMPLETA e ir cortando pessoas, aos poucos. Os Noivos podem pensar na lista de convidados separadamente e depois juntar as listas, ou podem fazer isto juntos. Comecem a “tarefa” listando os avós, depois pais, tios, primos e assim sucessivamente, até a família acabar. Depois iniciem os amigos da escola, da faculdade, do trabalho, do clube e os vizinhos que vão ser convidados.

Este é o momento ideal para conversar com os pais e avós sobre QUEM SÃO as pessoas que eles pretendem convidar para a festa.  Deixe claro que esta não é a hora de eles retribuírem seus convites profissionais e outras gentilezas. A lista de casamento deve conter as pessoas que fizeram parte da história dos NOIVOS, já que a festa é para celebrar a união deles, assim não deve estar recheada de convites do círculo profissional dos pais.

03. Quantidade de Convidados

Hoje em dia, o formato dos casamentos mudou muito. Os Noivos demoram mais para casar, e por já estarem mais estabilizados financeiramente, alguns deles acabam pagando pela festa. Neste caso, os Noivos tem total liberdade para decidir todos os convidados da lista.

Para quem segue a tradição dos pais pagando pela festa, a regra é clara: quem paga pela festa, também tem seus “direitos”. Tanto de convidar pessoas, quanto de dar “pitacos” na organização da festa.

Assim, desde o início, definam as REGRAS DO JOGO entre vocês! Não tem erro! 50% são convidados da Noiva e os outros 50% do Noivo e cada um deve abrir mão de uma porcentagem de convidados para seus pais.

04. Tabela de Controle

No Excel, prepare uma tabela contendo as principais informações dos convidados: Origem (de onde vocês se conhecem), Pronome de Tratamento, Número de Convidados (daquela família), Nome do Convidado, Cônjuge/Acompanhante, Endereço, Telefone/Email, RSVP.

Em um primeiro momento esta tabela não precisa estar COMPLETA. Mas quanto mais informações você tiver dos convidados, mais facilmente vai conseguir realizar os cortes de convidados (e terá um controle melhor da lista).

05. Classificação dos Convidados 

Na sua tabela do Excel, na parte ORIGEM, faça uma pequena CLASSIFICAÇÃO dos convidados. Você pode organizar em família, amigos da escola Noivo/Noiva, amigos da faculdade Noivo/Noiva e assim por diante. Pinte cada grupo de uma cor diferente, para facilitar sua visualização da tabela por completo.

06. Cortes

Agora sim! A parte mais difícil!

A melhor dica, para evitar fofocas e frustrações é: CORTAR OS GRUPOS INTEIROS. Convidar uma pessoa e não convidar outra do mesmo grupo, acaba sempre deixando alguém chateado. Se isto não for possível, entregue o convite para o convidado fora do ambiente daquele grupo e avise-o que ele foi o único convidado, por conta de uma lista reduzida.

Para não deixar ninguém que você gosta de fora da comemoração, você pode organizar alguma coisa menor e mais íntima, aos que foram cortados da lista principal, como um coquetel ou um churrasco na casa de seus pais.

Depois de todos os cortes realizados, não esqueça de COMPLETAR todos os dados da sua tabela do Excel antes de enviar a lista pronta à calígrafa, e consequentemente, ao RSVP. Eles vão precisar de todos os dados para endereçarem os convites e posteriormente, para confirmar todas as presenças.

07. Faltas

Em geral, a porcentagem de convidados que não comparecem à recepção pode chegar até a 20% da sua lista inicial. Mesmo após o RSVP (confirmação de convidados feita por telefone) pode ocorrer uma ausência de cerca de 10% dos convidados, por conta de imprevistos e doenças no dia do evento. Contudo, usar desta POSSIBILIDADE de falta para convidar mais pessoas, pode ser um grande risco.

08. Sentimento de Culpa

Não sintam-se culpados pelas suas escolhas! O casamento é o momento para partilhar com quem mais se ama e com as pessoas com as quais vocês convivem. Se você não conversa com uma pessoa há alguns anos, ela já não faz parte do seu círculo de amizades, e apesar do carinho que você tem por ela, você não tem obrigação de convidar. Relaxe! Todas as Noivas passam por isso, acredite!

09. Convites

Com a lista prontinha em mãos, agora é preparar-se para a escolha e a entrega dos convites. Se os convidados estiverem morando na mesma cidade que vocês, INICIEM a entrega dos convites com até 45 dias de antecedência. Todos os convidados devem ter recebido os convites com pelo menos 30 dias de antecedência do evento.

Se os convidados forem de outros Estados, entreguem com 60 dias de antecedência, para que eles possam organizar suas agendas com calma. Para convidados de outros países, é preciso entregar os convites com pelo menos 90 dias de antecedência.

Os convites do tipo “Save The Date” devem ser entregues com antecedência de 06 meses e funcionam muito bem se o casamento não acontece na cidade em que os Noivos moram.

Já fizemos alguns posts super detalhados sobre entrega de convites aqui no Blog. Aproveitem as dicas de prazos e escolha do modelos dos Convites, e ainda, saibam como entregá-los da forma correta aos seus convidados. Espiem lá!

10. RSVP

RSVP significa Répondez S’il Vous Plaît, expressão que veio do francês e quer dizer: responda por favor, ou seja, ligue para o telefone que está indicado no convite e CONFIRME a sua presença.

Nem todas as Noivas optam por fazer o serviço de RSVP, mas na minha opinião, é importante realizar, sim. Apesar de não conseguir calcular corretamente o número de convidados que vão comparecer na cerimônia, por conta dos imprevistos que acontecem, vai EVITAR o desperdício de comidas e bebidas, por exemplo. Com o RSVP é possível chegar a um número muito próximo do real.

Há dois tipos de RSVP: o PASSIVO, que é quando o convidado liga para o número que foi impresso no convite de casamento, informando quantas pessoas comparecerão no evento; ou ainda, o ATIVO, que é quando a empresa contratada pelos Noivos liga para o convidado, de 10 a 15 dias antes da data, perguntando quantas pessoas vão participar da festa.

A última dica é muito importante! Mesmo que ocorram muitas faltas na sua lista final de convidados, é muito indelicado realizar novos convites APÓS a realização do RSVP. Tendo em vista que o RSVP é realizado muito próximo da data da festa, o convidado vai ter a certeza de que não estava na lista inicial da festa.

Se ainda restou alguma dúvida sobre quem deve ser convidado para a sua festa de casamento, criamos um fluxograma para ajuda-los nas decisões. Boa sorte!

fluxo

postado por
Fernanda Barni de Almeida
Formada em Direito, descobri não ter talento para falar de coisas tristes. Romântica e apaixonada, criei o OMG para falar do que mais gosto: o amor.
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